Ga van situationeel bewustzijn naar bruikbare informatie.
Het is een wrede, maar belonende wereld voor degenen onder ons die in compliance werken, althans dat is wat we onszelf vertellen. We zijn erg trots op de inspanningen die we leveren in de strijd tegen financieel-economische criminaliteit. Toch stijgt de druk elke dag, terwijl veel van het werk dat we doen niet altijd lonend aanvoelt.
Stijgende Druk
Veranderende wet- en regelgeving vraagt om toenemende verantwoordelijkheid van financiële instellingen en hun compliance-afdelingen. Het niet naleven van deze wet- en regelgeving leidt meestal tot bestraffing in de vorm van een boete of aanzienlijke reputatieschade. Alleen al de gedachte aan deze straffen kan een financiële instelling ertoe aanzetten om hun prioriteiten binnen de compliance-afdeling te verschuiven naar een meer ‘straf-vermijdende’ aanpak. Stel jezelf de vraag: vechten we tegen financieel-economische criminaliteit, of werken we gewoon naar de verwachtingen van de toezichthouder?
Aan de andere kant worden we vaak geconfronteerd met nieuws over hoe fraudeurs, witwassers en andere criminelen slimmer en beter worden. De wereldwijde toename van technologische vooruitgang, gecombineerd met de toepassing van social engineering, creëert een hele reeks nieuwe trucs en technieken die fraudeurs kunnen gebruiken om hun misdaden te plegen.
We hebben een punt bereikt waarop fraude en forensisch onderzoek vanaf het begin bijna onvoorspelbaar is, waardoor het onduidelijk kan worden wat we kunnen verwachten en welke middelen nodig zijn.
Het is vanzelfsprekend dat er iets moet veranderen.
Veranderen op een manier die de druk van je wegneemt, op een manier die de toezichthouder tevreden stelt en op een manier die bijdraagt aan de strijd tegen financieel-economische criminaliteit. De fraudeurs worden slimmer. Nu is het jouw beurt.
De Nieuwe Way of Working: Onderzoeken 2.0
Als RegTech-bedrijf denken we constant na over hoe we met onze expertise en technologie de grootste uitdagingen in ons vakgebied kunnen oplossen. We hebben de traditionele manier van werken, met betrekking tot fraude en forensisch onderzoek, naar een heel nieuw niveau getild door een workflow-gedreven manier van werken te combineren met data-gedreven onderzoek.
Het onderzoek begint op dezelfde manier als voorheen. Elke gevalideerde waarschuwing die een risico boven een bepaalde drempel oplegt, moet worden onderzocht, of althans opgevolgd. In eerste instantie wordt een workflow gedefinieerd die de stappen en activiteiten beschrijft die moeten worden uitgevoerd om het onderzoek uit te voeren.
De configuratie van een workflow begint met het opsommen van de verschillende statussen en het definiëren van de mogelijke overgangen daartussen. Op ons eigen platform, ForensicCloud, kunnen cases die zich op een vooraf gedefinieerde manier van status naar status verplaatsen, als de basis van de workflow worden beschouwd. Elke casus heeft een startpunt (meestal 'nieuw) en een eindpunt (meestalgesloten). De workflow status is tijdens het onderzoek op veel manieren zichtbaar. Bijvoorbeeld visueel, zoals te zien in de volgende afbeelding van een eenvoudige workflow.
Elke status heeft een aantal protocollen, afhankelijk van het type case. Deze protocollen bepalen welke activiteiten moeten worden uitgevoerd, welke informatie moet worden verzameld en uit welke bronnen deze informatie kan worden afgeleid. Elke stap leidt een eindgebruiker door de workflow van een case, waarbij alleen bepaalde secties worden getoond die bij een status horen, met de bijbehorende invoervelden, helpteksten en werkinstructies. Dit zorgt ervoor dat de eindgebruiker de juiste gegevens verzamelt, waardoor een compleet en kwalitatief resultaat wordt gewaarborgd.
Voor de meer complexe cases en workflows kunnen voorwaarden gelden, bijvoorbeeld voor statusovergangen of afhankelijkheden tussen invulvelden. Ten slotte moeten teams en eigenaren worden toegewezen, zodat het volkomen duidelijk is wie verantwoordelijk is en wie de acties moet initiëren.
Bovendien is het hele proces geoptimaliseerd voor efficiëntie door het gebruik van Robotic Process Automation (RPA). RPA ondersteunt de eindgebruiker gedurende de gehele onderzoeksproces. Het controleert bijvoorbeeld of de invoer van alle benodigde velden correct zijn ingevuld, tot het uitvoeren van PEP-controles en business validatie op statusovergangen, en meer.
IIn veel gevallen is dit proces voldoende om alle nodige informatie te verzamelen om conclusies te kunnen trekken en te beslissen over mogelijke risico herstelmaatregelen.
Combinatie van Workflow met Data-Driven Investigations
In andere gevallen, met name het soort waarmee we tegenwoordig vaak worden geconfronteerd, worden nieuwe risico's geïdentificeerd en is het niet meteen duidelijk waardoor ze zijn veroorzaakt. Wanneer dit gebeurt, zijn aanvullende onderzoeken en/of activiteiten nodig naast de vooraf gedefinieerde acties in de workflow.
Vooral omdat het niet altijd duidelijk is wat je tijdens je onderzoeken kunt verwachten, moet de software-oplossing die je gebruikt optimale flexibiliteit bieden tijdens het onderzoek.
Dit betekent dat de rechtmatige onderzoeker op elk moment - in elke status - in staat moet zijn om prioriteiten te veranderen, in te grijpen in processen, nieuwe taken toe te wijzen, nieuwe databronnen te integreren, cases te combineren en externe (geautoriseerde) experts in te schakelen. Met deze mogelijkheden kunnen zelfs de meest complexe onderzoeken worden opgelost en kunnen potentiële risico's effectief worden verholpen.
Optimaal Gebruik Maken van je Data
Het vinden van een manier om verder te kijken dan de complexiteit en de focus op de hoofdzaken kan hard zijn. We zijn gewend aan termen als klanten, werknemers, bedrijven, et cetera. Maar, als je verder kijkt dan alle administratie, wetgeving en boekhouding, vind je echte mensen.
In het echte leven kan een persoon tegelijkertijd een klant, gebruiker, manager en werknemer zijn. Een individueel persoon kan honderden verschillende soorten relaties hebben; elke relatie kan verschillende bedrijfsconcepten vereisen. Dit is de reden waarom grote ondernemingen eindigen met gespecialiseerde systemen voor elke afzonderlijke relatie (bijvoorbeeld CRM, HRM, ERP-systemen, enz.) Ze geven grote sommen geld uit om ze te verkrijgen, hosten en beheren. In een perfecte wereld werkt dit allemaal prima, in de echte wereld niet. De meeste systemen kunnen dit soort eenvoudige complexiteiten niet aan.
De ForensicCloud architectuur is zo opgezet dat het flexibiliteit biedt voor het configureren van het datamodel naar de data van de klant. ForensicCloud heeft een data-integratielaag die het mogelijk maakt om verbinding te maken met interne en externe databronnen, entiteiten van de feiten te scheiden en de meeste waarde uit je data te halen.
Dit helpt jou om van situationeel bewustzijn naar bruikbare informatie te komen.
Ontlast de Druk
Fraude en forensisch onderzoek vereisen flexibiliteit, kritisch denken en beoordelingsvermogen tijdens elke stap van het proces. Je onderzoekssoftware moet je niet alleen helpen om te voldoen aan de huidige wet- en regelgeving, het moet je ook beschermen voor deze en de toekomstige strijd tegen financieel-economische criminaliteit.
Wilt je meer weten over hoe BusinessForensics jou kan helpen de druk van de toezichthouder te verlichten en je kan helpen in de strijd tegen financieel-economische criminaliteit? Plan een gesprek of bekijk een demo.
