Middelen

Hoe de werkdruk te verminderen en het personeel in overeenstemming met de voorschriften te houden

Volgens een door Reuters aangehaalde studie hebben mensen die in de financiële dienstensector werken 44 procent meer kans om aan stressgerelateerde ziekten te lijden dan mensen die in andere sectoren in het Verenigd Koninkrijk werken. Bankmedewerkers lijden over het algemeen onder de druk van het belasteren van hun baan, onder de altijd aanwezige dreiging van ontslagrondes, een hogere werkdruk en druk om te presteren. 69 procent van de bankmedewerkers noemde echter onvoldoende personeel als hun voornaamste bron van stress. Als er een bankbreed probleem is van werknemers die doorbranden (inclusief massale zelfmoordcijfers!), moet de druk op de compliance-afdelingen ondraaglijk zijn. Vooral omdat gevangenisstraffen voor het missen van een niet-conforme gebeurtenis een reële bedreiging vormen voor compliance-agenten. Een gevaar dat nog groter wordt als er minder personeel is en er dus meer ruimte is voor fouten.

Bij elke nieuwe regelgeving reageren banken door hun toezichtregels in hun toezichtsystemen uit te breiden en aan te scherpen, wat zich vertaalt in een toename van het aantal valse positieve waarschuwingen. Dit leidt tot een nog hogere werklast voor de nalevingsfunctionarissen. Geen wonder dat compliance managers het moeilijk hebben om hun vacatures in te vullen en hun medewerkers tevreden en gezond te houden.

De risico's van een achterstand in naleving

Als er binnen het bankwezen een plaats is waar achterstanden een aanzienlijk risico vormen, dan is het wel de naleving van de regels. Als u een achterstand hebt in de waarschuwingen, neemt de kans toe dat potentiële gevallen van niet-naleving zich voordoen. Of, aan de andere kant, worden betalingen uitgesteld of helemaal niet verwerkt. Hoe meer betalingen worden aangehouden, hoe groter het risico dat u loopt op claims en reputatieschade voor de bank.

Compliance-agenten willen enerzijds zo zorgvuldig mogelijk omgaan met waarschuwingen en deze beoordelen, omdat de gevolgen van onopgemerkte niet-naleving zo ernstig zijn. Anderzijds voelen zij de druk om niet te veel in te grijpen in de "business as usual"-verwerking van betalingen. Ze voelen zich onder druk gezet om ervoor te zorgen dat de betalingen zo snel mogelijk worden verwerkt. Ze weten dat een aanzienlijk percentage van hun achterstand toch al bestaat uit valse positieve waarschuwingen. Beide feiten kunnen ertoe leiden dat ze minder tijd nodig hebben dan ze eigenlijk nodig hebben om waarschuwingen te behandelen en te beoordelen, waardoor hun onderzoek minder grondig is dan het geval zou moeten zijn in het geval van een echte positieve waarschuwing.

Dat brengt weer een hoger risico met zich mee dat niet-conforme betalingen worden verwerkt in plaats van afgewezen en gerapporteerd. Compliance-agenten bevinden zich dus in een onmogelijke positie. Bovendien hebben hun managers dat ook.

Vermindering van de werkdruk

Compliance managers zoeken graag naar een oplossing voor de onbeheersbare werkdruk op hun afdelingen. Vaak proberen ze het aantal FTE's op hun afdeling te verhogen. Dat is een zware strijd, omdat compliance managers geen inkomsten genereren, wat betekent dat het voor hen moeilijk is om het rendement van meer FTE te bewijzen.

Zelfs als je de strijd om meer FTE's wint, zal het je de oorlog niet winnen, omdat je die strijd bij elke nieuwe regeling opnieuw moet voeren. Bovendien is de echte bottleneck niet je werklast. Je werklast is een symptoom van een probleem elders in je organisatie. Om de oorlog te winnen is het van cruciaal belang om de werkdruk van uw afdelingen te verminderen door minder waarschuwingen te genereren.

Nu, dit klinkt misschien als een onmogelijke of een roekeloze taak. Maar dat is het niet. Niet als je een deel van je proces kunt automatiseren door middel van robotica. Je kunt robotica standaard acties in de workflow laten verwerken.

Er zijn standaardacties voor elk signaal en elk alarm dat door het bewakingssysteem wordt gegenereerd. Signalen moeten bijvoorbeeld als zinvol of betekenisloos worden geclassificeerd. Een vals positief alarm moet als zodanig worden gemarkeerd en gearchiveerd. Een echte positieve waarschuwing moet worden doorgestuurd voor verder onderzoek. Met een beetje menselijke input (of, als je echt zin hebt: input via machinaal leren) kunnen deze standaardacties automatisch door robots worden verwerkt.

Een voorbeeld: In sommige EU-landen moet elke storting in contanten van meer dan 15.000 euro via een verdacht activiteitenverslag aan de financiële inlichtingendienst worden gemeld. Deze meldingen moeten via een standaardworkflow worden afgehandeld. Voor grote supermarkten en fastfoodketens zijn stortingen van meer dan 15.000 euro echter niets bijzonders. Dergelijke stortingen worden regelmatig gedaan, meerdere malen per week of maand. Aangezien deze stortingen legitiem zijn, zal het onderzoek niets verdachts vinden. Met robotachtige procesautomatisering kunt u het systeem de stappen leren die het moet nemen om zelfstandig een verdacht activiteitenrapport op te stellen en dat rapport naar de FIU te sturen.

Zoals u zich uit het bovenstaande voorbeeld kunt voorstellen, kan dit type automatisering helpen om de doorlooptijden te verkorten, waardoor er meer tijd overblijft voor compliance-agenten om waarschuwingen grondig te onderzoeken. Wanneer compliance agents meer tijd hebben om echt positieve waarschuwingen te onderzoeken, voelen ze zich minder onzeker over de kwaliteit van hun werk. Voortaan wordt de stress van mogelijk ontbrekende gebeurtenissen die niet aan de eisen voldoen, verminderd.

Automatisering door middel van robots stuurt ook betalingen die ten onrechte sneller door de verwerkingswachtrij worden gehouden en daardoor minder vertraging in de verwerking van de betaling. Als er minder vertragingen zijn en als er alleen echte niet-conforme betalingen uit de betalingswachtrij vallen, maakt dat de hele organisatie meer vertrouwen in de compliance-afdeling. Wanneer dat gebeurt, zijn andere afdelingen eerder geneigd om de compliance-afdeling bij te staan wanneer dat nodig is. Het helpt ook de vijandigheid en het gevoel van 'wij tegen de rest' te verminderen, wat de algehele productiviteit binnen uw bank zelfs kan verbeteren.

Dit zijn allemaal dingen die compliance-agenten helpen om zich gelukkig en gezond te voelen in hun werk. Dat vertaalt zich in het bereiken van een hogere tevredenheid en retentie van het personeel. Hoe meer ervaren mensen in hun baan, hoe beter en sneller ze hun werk kunnen doen.

Ontdek hoe u de werkdruk en stress voor uw medewerkers kunt verminderen in onze white paper 'the one thing compliance managers can change to protect their bank from fines (even if workload is high)'.

[button size="large" url="hbusinessforensicsttps:// .gr8.com/" text="Whitepaper: THE ONE THING COMPLIANCE MANAGERS CAN CHANGE TO SAVE THEIR BANK FROM REGULATORY FINES" kleur="Extra kleur-3"].

Auteur

Tames Rietdijk

Tames Rietdijk is de CEO van BusinessForensics. Zijn expertise ligt op het gebied van Productmanagement, Forensisch onderzoek en Data-analyse. Zijn werk is gericht op het verbeteren van marktmechanismen en operationele efficiëntie om de waarde voor zijn klanten te verhogen.