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Compliance-Manager sollten ihre stärksten Verbündeten dazu bewegen, das Budget für die Modernisierung der Systeme zu erhöhen

Allianz

Es ist Urlaubszeit, und während das für die meisten Menschen Freude, für andere familiäre Spannungen und zusätzliche Ausgaben für alle bedeutet, bedeutet es auch eine erhöhte Arbeitsbelastung für diejenigen, die für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sind.

Das stimmt: Mit all den Urlaubsausgaben steigen die Alarme in dieser Saison auf den höchsten Jahreswert. Wenn das noch nicht stressig genug ist, müssen die Compliance-Manager auch über das vergangene Jahr nachdenken und auf das kommende Jahr blicken.

Eine der Sorgen, die aufkommen können, ist die Frage der internen Audits. Werden Sie diese im nächsten Jahr bestehen? Interne Audits sind stressig. Wenn es Ihnen in diesem Jahr schwer fiel, die Einhaltung der Vorschriften zu kontrollieren, haben Sie vielleicht bereits einige Nachforschungen darüber angestellt, wie Sie im nächsten Jahr wieder die Kontrolle erlangen können. Wie viele Compliance-Manager wissen Sie wahrscheinlich, dass Ihre Systeme modernisiert werden müssen. Aber es ist nicht leicht, den Vorstand davon zu überzeugen, Ihnen das für diese Investition erforderliche Budget zu bewilligen. Hier kann Ihnen das Personal der internen Revision helfen. Sie sind in der Bank sehr präsent und können starke Verbündete sein, wenn Sie bereit sind, mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Persönliche Risiken

Die persönlichen Risiken, denen Sie als Compliance-Manager ausgesetzt sind, reichen aus, um Sie nachts wach zu halten. Ein wiederholtes Scheitern bei internen Audits kann dazu führen, dass Sie Ihren Job verlieren. Wenn das passieren würde, wäre das katastrophal für Ihre Karriere. Sie könnten manchmal die Fairness dieser Situation in Frage stellen. Wenn die Bank nicht bereit ist, in neue Technologien zu investieren, können Sie nicht viel tun, oder? In Wirklichkeit ist es, wenn die Bank anders denkt, umso wichtiger, eine starke kooperative Beziehung zur dritten Verteidigungslinie aufzubauen. Feindseligkeit ist bei der Entwicklung einer solchen Arbeitsbeziehung nicht hilfreich. Je stärker Ihre Beziehung zur Rechnungsprüfungsabteilung ist, desto freier können Sie ihr erklären, womit Sie zu kämpfen haben und wie Ihrer Meinung nach die Probleme mit angemessenen Haushaltszuweisungen gelöst werden können. Gleichzeitig kann durch die Einbeziehung Ihrer Ratschläge der Prüfungsbericht aussagekräftiger werden, denn statt nur Probleme zu benennen, kann der Bericht auch Empfehlungen für die Lösung dieser Probleme enthalten. Dies wiederum kann die Durchführung von Änderungen in Ihrer Abteilung erheblich beschleunigen, da die Bildung von Arbeitsgruppen zur Erörterung der Probleme und Lösungen nicht mehr erforderlich ist.

Der Aufbau einer besseren Beziehung zu den internen Revisoren wird nicht funktionieren, wenn Sie die vorgefasste Meinung haben, dass sie hinter Ihnen her sind. Das sind sie nicht. Sie kümmern sich genauso sehr wie Sie um die Aufrechterhaltung der Geschäfte Ihrer Banken. Um zu verstehen, wo sie herkommen, müssen Sie ihre Position und ihre Schwierigkeiten verstehen.

Fragen

Fairerweise muss man sagen, dass interne Audits nicht nur für diejenigen in der zweiten Verteidigungslinie belastend sind. Sie sind für alle belastend. Jede Verteidigungslinie hat ihre eigenen Probleme. Diese Probleme reichen von Kommunikationsschwierigkeiten, unklaren Rollen und mangelndem Bewusstsein über den Umgang mit Risiken bei alltäglichen Entscheidungen bis hin zu mangelnder Transparenz, Arbeit in Silos und unlogischer oder unzureichender Dokumentation. Einige dieser Herausforderungen können leicht überwunden werden, was ein robusteres Verteidigungsmodell ermöglicht. Worauf sollten Sie Ihre Energie konzentrieren, um Ihre Beziehung zur internen Revisionsabteilung zu verbessern? Wir glauben, dass Verbesserungen in den folgenden Bereichen die größte Wirkung haben werden.

Kommunikation

Es mag wie ein Kinderspiel erscheinen, aber wir werden es einfach aussprechen: Kommunikationsprobleme schaffen fast alle Probleme zwischen Menschen (oder in diesem Fall Verteidigungslinien). Vielleicht denken Sie sich: "Wir kommunizieren die ganze Zeit mit den anderen Verteidigungslinien und mit allen anderen in der Bank". Aber manchmal ist es genau diese Kommunikationsüberlastung, die das Problem ist. Es ist eigentlich vergleichbar damit, wie ein Übermaß an falsch-positiven Sicherheitswarnungen dazu führen kann, dass Teams die wirklich relevanten Meldungen verpassen. Das Gleiche passiert mit E-Mail: Wenn man zu viele E-Mails verschickt, wird die interne Kommunikation depriorisiert und oft aufgeschoben. Eine weitere Facette der Kommunikation ist, dass sie an das Niveau des Empfängers angepasst werden muss. Genauso wie Sie erwarten, dass Ihre Benachrichtigungen relevante Informationen über den geschäftlichen Kontext enthalten, müssen die Informationen in Ihren E-Mails auch für die Informationen in anderen Abteilungen sinnvoll sein. Denken Sie daran, dass jeder von uns ein Experte auf seinem Gebiet ist, so dass Informationen, die für Sie offensichtlich sind, vielleicht nicht für jemanden in einer anderen Abteilung gelten.

Auch das umgekehrte Verhalten kann problematisch sein: zu wenig zu kommunizieren. Gehen Sie nicht davon aus, dass Fragen Sie von Natur aus finden werden. Manche Menschen neigen dazu, zu improvisieren und Lösungen für sich selbst zu finden, anstatt Fragen zu stellen. Wenn es innerhalb einer Abteilung viele personelle Veränderungen gibt, wird auch das Wissen verwässert, und dazu gehört auch das Wissen, wohin man sich wenden muss, um Fragen zu stellen.

Finden Sie einen Weg, um die Kommunikation zwischen Ihnen und der ersten und dritten Verteidigungslinie zu optimieren. Das wird eine Fülle von Problemen lösen.

Transparenz

Die Frage der Transparenz liegt im Bereich der Kommunikation. Es ist besser, über seine Fehler transparent zu sein, als zu versuchen, sie zu verbergen. Die Prüfer werden Pannen entdecken, und es wird viel schlimmer aussehen, wenn man versucht, sie zu vertuschen, als wenn man ehrlich darüber spricht. 'Ehrlichkeit ist die beste Politik' ist ein Klischee, aber es stimmt, dass man Vertrauen schafft, wenn man ehrlich ist. Und Vertrauen ist sehr wichtig, wenn Ihr Ziel darin besteht, langfristige positive Beziehungen zu den Mitgliedern der internen Revision aufzubauen. Transparenz ist jedoch nicht nur in der Kommunikation wichtig. Sie ist auch entscheidend, wenn es um die Dokumentation geht.

Dokumentation

Ein Kampf für alle im Bankwesen, die Dokumentation ist in der Regel über verschiedene Systeme verstreut. Ihre Speicherung ist oft unlogisch: Häufig wird die Dokumentation nicht zentral, sondern auf lokalen Laufwerken gespeichert. Und es kann Probleme mit Berechtigungen geben. Die Liste der Probleme geht weiter.

Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Arbeit so zu dokumentieren, dass es für die dritte Verteidigungslinie einfach ist, ihre Audits abzuschließen, werden diese internen Audits für Sie und Ihre Mitarbeiter weniger Zeit in Anspruch nehmen. Sie werden auch die größten Hindernisse für die Einhaltung der Vorschriften ans Licht bringen, mit denen Sie konfrontiert sind.

Der Prüfpfad ist die wertvollste Dokumentationsquelle für die Einhaltung der Vorschriften. Die Prüfpfade, die veraltete Systeme erzeugen, sind jedoch in der Regel nicht eindeutig. Außerdem sind die Berichtsoptionen, die sie bieten, nicht sehr umfangreich. Das Lesen dieser Prüfpfade erfordert Fachwissen, ebenso wie das Extrahieren von Berichten aus dem System. Aber da Ihr Arbeitsaufwand so groß ist wie er ist, hat Ihre Abteilung wahrscheinlich keine Experten zur Verfügung. Ein klarer und leichter nachvollziehbarer Prüfpfad wird auch die Audit-Abteilung stärken und Vertrauen zwischen ihr und Ihrer Abteilung aufbauen.

Wenn es Ihnen gelingt, Ihre Beziehung zur internen Revision zu stärken, indem Sie Ihre vorgefassten Meinungen loslassen, die Kommunikation verbessern und transparent sind, werden die Mitglieder der internen Revisionsabteilung beginnen, die Dinge aus Ihrer Sicht zu sehen. Dann können Sie ihnen die nachstehenden Informationen über Prüfpfade mitteilen. Das ist in jedermanns Interesse, da klare Prüfpfade sowohl ihnen als auch Ihnen zugute kommen.

BusinessForensicsLösung, der W7 Standard, macht Ihre Prüfpfade so klar wie der Tag. Wenn Sie den W7 Standard anwenden, wird während des gesamten Prozesses automatisch ein Audit-Trail erstellt und gepflegt. Eine Dokumentation zur Unterstützung Ihrer Rechenschaftspflicht wird ebenfalls automatisch erstellt und gepflegt.

Der Prüfpfad wird durch die Beantwortung der 7 "W"-Fragen erstellt, aber anstatt den Vorfall und den Verdächtigen zu betrachten, werden die Fragen aus der Perspektive des Forschers oder des Fallprüfers gestellt. Die Fragen, die beantwortet werden müssen, um den Prüfpfad zu erstellen, sind

  • Was wurde getan, um zu der dem Fall zugrunde liegenden Argumentation zu gelangen?
  • Gewicht oder Verhältnismäßigkeit der Sanktionsmassnahmen?
  • Wann wurde die Untersuchung durchgeführt?
  • Wo wurden die Fakten, die in dem Fall verwendet wurden, erworben oder gefunden?
  • Wer war an der Untersuchung beteiligt?
  • Mit welchen Instrumenten ist die Untersuchung durchgeführt oder abgeschlossen worden?
  • Warum erklärt sie die wahrscheinliche Ursache?

Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Sie aus diesem Prüfpfad einen Bericht erstellen können, der bei Bedarf leicht an Behörden wie die FIU weitergegeben werden kann. Der W7 Standard wird Ihnen auch bei der Einhaltung der GDPR-Bestimmungen helfen, da der Prüfpfad Ihre Fähigkeit verbessert, über Ihre Feststellungen für jeden Fall Rechenschaft abzulegen, insbesondere in Bezug auf die Offenlegung oder private Details, was nach dem GDPR-Gesetz erforderlich ist.

Das Wichtigste? Es hilft den Auditoren, alles, was Sie tun, mit Leichtigkeit zu verstehen. Sie brauchen keine Experten zu sein, um dem Prüfpfad zu folgen, und Sie brauchen keinen Ihrer Experten für die Arbeit mit ihrem Team abzustellen.

Wir haben unsere Software so eingerichtet, dass es einfach ist, zusätzlich zu Ihrer bestehenden Software spezifische Module, wie z.B. den W7 Standard, zu implementieren. Auf diese Weise brauchen Sie keine Zeit und kein Geld zu investieren, um Ihr aktuelles System durch eine völlig neue Lösung zu ersetzen.

Schaltfläche Größe="groß" url="http://latest.businessforensics.nl/de/contact-de/" text="Wenn Sie daran interessiert sind, mehr darüber zu erfahren, wie der W7 Standard Ihnen helfen kann, automatisch klare und leicht verständliche Prüfpfade zu erstellen, um Ihren Fortschritt durch interne Audits zu erleichtern, kontaktieren Sie uns unter + 31 168 479 038 oder info@businessforensics.nl." color="Extra-color-3″]

Autor

Tames Rietdijk

Tames Rietdijk ist der CEO von BusinessForensics. Seine Fachgebiete sind Produktmanagement, forensische Untersuchungen und Datenanalyse. Seine Arbeit konzentriert sich auf die Verbesserung von Marktmechanismen und betrieblicher Effizienz, um den Wert für seine Kunden zu steigern.